Cách viết biên bản cuộc họp và những điều cần lưu ý

69 Lượt xem

Cách viết biên bản cuộc họp và những điều cần lưu ý

Nghiên cứu trước về nội dung cuộc họp

cách viết biên bản cuộc họp

Có nhiều trợ lý chia sẻ rằng, khó khăn lớn nhất của họ khi ghi chép biên bản cuộc họp đó là không hiểu nội dung cuộc họp nói gì?. Chính vì vậy lời khuyên của chúng tôi dành cho bạn đó là trước khi cuộc họp bắt đầu bạn hãy nghiên cứu xem buổi họp hôm này nói về vấn đề gì, tìm hiểu một số thuật ngữ chuyên ngành để hiểu rõ nội dung cuộc họp hơn.

Hãy cố gắng tìm hiểu được càng nhiều thông tin càng tốt, bạn nên đặt ra những câu hỏi như:

  • Chủ đề, nội dung chính của cuộc họp là gì?;
  • Những vấn đề gì sẽ được thảo luận;
  • Những thuật ngữ nào có thể được dùng?...

Nếu bạn trả lời được những câu hỏi này thì quá trình ghi chép của bạn sẽ dễ dàng hơn.

Nhớ tên những người tham gia họp

Việc nhớ tên những người tham gia cuộc họp là điều khá quan trọng. Vì công việc chính của bạn là phải ghi chép các ý kiến, bạn nghĩ sao khi trong cuộc họp mọi người đưa ra ý kiến và bạn không trích dẫn được ý kiến của ai. Vì vậy hãy ghi rõ từng quyết định này là của ai, hướng đến ai, ai là người thực hiện và khi nào cần thực hiện nó.

cách viết biên bản cuộc họp

Ghi chép vấn đề rõ ràng mạch lạc

Một trong những yếu tố quan trọng nói nên bạn có phải trợ lý chuyên nghiệp hay không thể hiện ngay trong cách ghi biên bản cuộc họp hiệu quả của bạn.

Hãy nhớ bạn nên ghi chép một cách khoa học, đảm bảo được tính tập trung, bằng cách gạch đầu dòng.

Chuẩn bị sẵn một from có sẵn

  • Ý kiến cá nhân
  • Kế hoạch hoàn thành
  • Hoạt động nào cần phải thực hiện
  • Dự kiến công việc

Rà soát biên bản cuộc họp thật kỹ trước khi trình ký

Để tránh những sai xót như lỗi chính tả, viết tắt bạn nên rà soát lại biên bản cuộc họp một lần nữa.

Biên bản cuộc họp chính là thể hiện năng lực của Trợ lý, từ đây bạn có thể thấy được người Trợ lý đó làm việc khoa học và chuyên nghiệp hay không; khả năng nghe và tóm lược thông tin của bạn như thế nào.

Chính vì vậy, hãy đảm bảo rằng mình là một Trợ lý chuyên nghiệp bằng cách tránh những lỗi chính tả xảy ra.

Hi vọng, với những chia sẻ trên sẽ giúp các bạn hiểu hơn về cách viết một biên bản cuộc họp chuyên nghiệp nhất. Chúc các bạn thành công.