Tầm quan trọng của biên bản bàn giao công việc có thể bạn chưa biết

82 Lượt xem

 Biên bản bàn giao công việc là gì, được sử dụng trong những trường hợp nào? Là câu hỏi rất nhiều người thắc mắc mặc dù đây là một loại giấy tờ hết sức quan trọng, phổ biến trong công việc. Vậy tìm hiểu rõ ràng về các vấn đề xoay quanh biên bản bàn giao công việc sẽ giúp cho tất cả các bạn có thể đảm bảo quy trình công việc của mình một cách nhanh chóng, thuận lợi nhất.

1. Biên bản bàn giao công việc là gì?

1.1. Bàn giao công việc có nghĩa là gì?

 Đối với một người nhân sự mới thì họ rất cần đến những thông tin về công việc sắp đảm nhận. Còn đối với những nhân sự sắp rời khỏi công ty thì sẽ cần phải thực hiện bàn giao lại công việc chính xác cho người kế tiếp thay thế họ. Trách nhiệm của người quản lý công việc tại công ty chính là đảm bảo mọi khoảng trống về thông tin trong nhận thức của người kế nhiệm sẽ được lấp đần, có nghĩa là người thay thế sẽ hiểu được một cách cơ bản nhất về công việc từ hoạt động bàn giao của người đi trước.

 Khi công việc bàn giao được chuyển giao thành công chính là khi họ nhận được những thông tin thực tế nhất. Có nghĩa là trong quá trình nhận việc, bất cứ vấn đề nào xảy ra thì họ cũng sẽ biết được nên tìm đến ai để được trợ giúp hoặc được giải đáp nhiều khúc mắc khác trong quá trình nhận việc. Nhờ vậy, người được bàn giao sẽ nhanh chóng nắm bắt được vai trò, trách nhiệm cụ thể của mình trong công việc.

1.2. Biên bản bàn giao công việc là gì?

 Biên bản bàn giao công việc được hiểu là một loại văn bản có nội dung chính là trình bảy vấn đề về việc bàn giao lại công việc. Các nội dung trong biên bản bàn giao công việc bao gồm: Bên bàn giao, bên nhận bàn giao, thời gian bàn giao công việc, lý do bàn giao, nội dung các công việc cần bàn giao lại,…

Biên bản bàn giao công việc có nghĩa là gì?

Biên bản bàn giao công việc có nghĩa là gì?

 Mỗi loại giấy tờ hành chính đều sử dụng cho một mục đích nhất định nào đó, biên bản bàn giao công việc cũng vậy? Vậy thì bạn có biết chúng ta cần sử dụng biên bản bàn giao công việc vào những trường hợp nào hay không? Không có quá nhiều trường hợp có thể sử dụng biên bản bàn giao công việc, đa số biên bản bàn giao công việc được sử dụng trong trường hợp các bạn nghỉ việc tại một công ty.

 Chấm dứt công việc tại một công ty nào đó đồng nghĩa với việc chúng ta phải hoàn tất hồ sơ nghỉ việc. Trong các thủ tục cần hoàn tất, bạn không thể thiếu biên bản bàn giao công việc được vì biên bản bàn giao này sẽ giúp bạn tránh được những tranh chấp không đáng có xảy ra.  

 Mỗi một đơn vị, doanh nghiệp áp dụng những thủ tục nghỉ việc khác nhau tùy thuộc vào tính chất hoạt động cũng như các quy định của doanh nghiệp. Thế nhưng, hầu hết, tất cả doanh nghiệp đều yêu cầu nhân sự phải hoàn thiện hồ sơ xin nghỉ việc mà trong đó không thể thiết biên bản bàn giao công việc.

 Thông qua biên bản bàn giao công việc đó, công ty có thể rà soát lại tình hình về công việc đã thực hiện đến đâu, các thiết bị được bàn giao lại bao gồm những gì để từ đó có sự phân công và sắp xếp tiếp cho nhân sự khác một cách hợp lý và nhanh chóng nhất. Đó là một phần lý do chứng tỏ biên bản bàn giao công việc nắm giữ vai trò quan trọng đối trong hồ sơ nghỉ việc của người lao động? Nhưng còn rất nhiều lý do khác nữa mà chúng ta cũng phải tìm hiểu rõ để biết được vì sao cần viết biên bản bàn giao công việc.

2. Vì sao phải làm biên bản bàn giao công việc?

 Trong quá trình làm việc, mỗi một người nhân sự sẽ được phân công những nhiệm vụ khác nhau, và được công ty trao quyền để nắm giữ các tài khoản, thông tin hay các thiết bị khác nhau để hỗ trợ cho công việc. Những yếu tố bạn được trao quyền nắm giữ đó đa số đều là tài sản quan trọng của công ty, có ảnh hưởng lớn đến sự phát triển ổn định tại công ty đsp vậy cho nên trước khi nghỉ việc các nhân viên đều cần phải thực hiện khâu bàn giao lại các tài khoản đó một cách cẩn thận với mục đích chủ yếu là để nhằm các mục đích sau đây:

Vì sao cần làm biên bản bàn giao công việc

Vì sao cần làm biên bản bàn giao công việc

• Tránh biến hệ thống tài khoản hay mạng xã hội của công ty trở thành yếu tố sở hữu của cá nhân do thời gian làm việc lâu

• Tránh bị xóa email chung của công ty gây ảnh hưởng đến quá trình làm việc và liên hệ của công ty

• Một vài thông tin quan trọng dễ bị thiết lộ hoặc bị cố ý tiết lộ ra bên ngoài, nhất là cho các công ty đối thủ

 Như vậy có nghĩa là bàn giao lại toàn bộ công việc trước khi nghỉ việc để đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin cho công ty, đặc biệt trước mắt có thể tránh được hoàn toàn các tranh chấp, thiệt hại cho cả bản thân người nhân viên nghỉ việc và phía công ty.

3. Biên bản bàn giao công việc có mục đích gì?

Biên bản bàn giao công việc có mục đích gì?

Biên bản bàn giao công việc có mục đích gì?

 Các doanh nghiệp cần người lao động của họ bàn giao lại toàn bộ các yếu tố thuộc công việc trước khi nghỉ việc để nhằm mục đích:

- Thống kê lại toàn bộ công việc mà trong quá trình làm việc người nhân viên đã và đang đảm nhận, bao gồm cả kế hoạch trong tương lai chưa thực hiện và phần nhiệm vụ công việc còn đang thực hiện dang dở

- Thống kê tất cả những giấy tờ, sổ sách, tài liệu, máy móc và dụng cụ làm việc có liên quan và được giao cho

- Sắp xếp lại trách nhiệm của người bàn giao công việc cũng như người nhận bàn giao công việc:

• Những người bàn giao sẽ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về công việc, nhất là các đầu việc có số liệu và ghi rõ ràng trong biên bản bàn giao công việc

• Những người nhận bàn giao sẽ chịu trách nhiệm về công việc, về hồ sơ sau khi biên bản chính thức có hiệu lực

4. Những thông tin quan trọng cần có trong biên bản bàn giao công việc

 Biên bản bàn giao công việc được coi là hoàn tất khi trong đó có đầy đủ những thông tin cơ bản sau đây:

• Thời gian và địa điểm bàn giao: ghi rõ Ngày – tháng – năm và nơi bàn giao công việc

• Thông tin của người cần bàn giao: Họ tên, chức vụ, mã số nhân viên, bộ phận làm việc

• Thông tin của người nhận bàn giao: ghi tương tự như các thông tin của người cần bàn giao

• Lý do bàn giao công việc: Người lao động cần phải ghi rõ các lý do bàn giao lại công việc của mình là gì? Ví dụ như lý do nghỉ việc hoặc luân chuyển đơn vị, bộ phận công tác chẳng hạn.

• Nội dung cần bàn giao: các bạn bàn giao công việc cần phải liệt kê một cách chi tiết, rõ ràng công việc đã đảm nhận trước đó; các thiết bị được giao phụ trách, quản lý và tình hình hoạt động tính đến thời điểm hiện tại.

• Ký tên: Trong biên bản bàn giao công việc cần có 3 chữ ký xác nhận. Đó là các chữ ký của bên bàn giao, bên nhận bàn giao, người quản lý có liên quan

Nội dung trong biên bản bàn giao công việc

Nội dung trong biên bản bàn giao công việc

 Trong biên bản bàn giao công việc, bạn cần phải in ra thành 3 bản để gửi về cho 3 bên, gồm có một bản người bàn giao cất giữ, một bàn dành cho bên nhận lại bàn giao và bản còn lại gửi về lưu trữ tại phòng Hành chính – Nhân sự. Nếu như nắm rõ ràng, cụ thể được những nội dung cần thể hiện trên đây thì chắc chắn quá trình làm thủ tục bàn giao công việc và nghỉ việc của bạn sẽ diễn ra nhanh chóng đúng kế hoạch.

 Mặc dù biên bản bàn giao công việc nắm giữ một vai trò hết sức quan trọng như vậy nhưng nhiều người lao động không hiểu hết các giá trị đó, kéo theo khi nghỉ việc, đa số các bạn vẫn không thực hiện đúng quy trình bàn giao công việc. Vậy thì đối với các trường hợp không có biên bản bàn giao công việc, các cơ quan chức năng của công ty sẽ xử lý như thế nào?

 Hãy theo dõi tiếp nội dung ở bên dưới để cùng chúng tôi tìm hiểu rõ ràng hơn về vấn đề này bạn nhé.

5. Xử lý ra sao khi bàn giao công việc mà không lập biên bản bàn giao?

5.1. Cơ sở pháp lý về biên bản bàn giao công việc

 Có thể nói biên bản bàn giao công việc là một trong những thủ tục hành chính quan trọng được pháp luật quy định. Với vai trò to lớn của chúng trong việc đảm bảo mọi quyền lợi giữa các bên liên quan thì pháp luật Việt Nam đã quy định cần phải có biên bản bàn giao công việc trong thủ tục hồ sơ xin nghỉ việc.

 Vậy cho nên chúng ta có thể dựa vào cơ sở pháp lý của hai bộ luật mà Nhà nước quy định đối với vấn đề lập biên bản bàn giao công việc, đó là Bộ luật tố tụng dân sự năm 2004 và Bộ luật dân sự năm 2005.

5.2. Nội dung biên bản bàn giao công việc được quy định theo pháp luật

Nghỉ việc không có biên bản bàn giao

Nghỉ việc không có biên bản bàn giao

 Tại Điều 124 về hình thức giao dịch dân sự có quy định:

 Thứ nhất, giao dịch dân sự sẽ được thể hiện qua các hình thức gồm có: lời nói, văn bản, hành vi cụ thể. Đối với những giao dịch được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp và gửi dữ liệu thì người ta coi đó chính là dạng giao dịch bằng văn bản.

 Thứ hai, khi pháp luật đưa ra quy định việc giao dịch dân sự cần phải thể hiện cụ thể bằng văn bản, văn bản giao dịch đó cần có công chứng, chứng thực và được đăng ký hay là cần phải xin phép thì nhất định người bàn giao công việc cần phải tuân thủ theo những quy định đó của pháp luật.

 Qua hai điều trên chúng ta có thể thấy tính minh bạch của hoạt động bàn giao công việc được thể hiện rõ nhất qua hình thức văn bản, điều đó đúng với nguyên tắc ‘nói có sách mách có chứng”. Nếu như bạn thực hiện bàn giao công việc qua lời nói thì sẽ rất khó giải quyết mọi vấn đề phát sinh sau đó theo đúng quy định của pháp luật, đồng nghĩa với việc quyền lợi của bạn cũng sẽ không có căn cứ để được bảo vệ.

6. Những bước quan trọng giúp bạn bàn giao công việc hiệu quả nhất

 Bàn giao công việc cần phải được thực hiện dựa vào những nguyên tắc nhất định. Bạn đã biết đến những nguyên tắc đó hay chưa?

6.1. Cập nhật bản mô tả công việc

 Điều đầu tiên các bạn cần thực hiện đó chính là đảm bảo có được một bản mô tả công việc thật sự chính xác, trong bản mô tả đó có thể thể hiện rõ vai trò mà bạn đảm nhận. Vậy trong bản mô tả chi tiết đó nên bao gồm những nhiệm vụ chính cần thực hiện, những KPI hay bao gồm cả mục đích của công việc.

 Nguyên tắc này thường áp dụng cho những người quản lý mới, cho nên anh ta cần phải cập nhật chi tiết bản mô tả công việc cho các thành viên. Điều này sẽ chắc chắn rằng bạn sẽ dễ dàng hơn để quản lý công việc của mình một cách hiệu quả dù chỉ là người mới.

6.2. Chuẩn bi thông tin cho công việc

Cách bàn giao công việc hiệu quả

Cách bàn giao công việc hiệu quả

 Yếu tố này được đảm bảo từ phía doanh nghiệp. Bên bàn giao công việc cần đảm bảo để người nhận bàn giao có thông tin cụ thể hơn về vai trò họ sẽ đảm nhận. Những thông tin này sẽ gồm có:

• Danh sách deadline người nhận bàn giao cần đáp ứng

• Cụ thể về trách nhiệm sẽ phải thực hiện hàng ngày

• Thông tin dự án hiện tại người nhân sự cũ đang đảm nhận dở dang và chuyển sang cho người mới. Bạn cần đưa vào biên bản bàn giao về các yếu tố: mục tiêu dự án, kết quả mong đợi, tiến độ thực hiện, những bên liên quan, thời gian hoàn thành dự kiến. Ngoài ra, phía bàn giao công việc cũng cần cung cấp những thông tin sâu hơn về dự án đó như những lợi ích, lý do dự án được đưa vào hoạt động chẳng hạn.

• Danh sách khách hàng, địa chỉ liên hệ, yêu cầu của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ

• Chi tiết về giao dịch, hợp đồng, các điều khoản,…

• Những lưu ý về các quy trình công việc

6.3. Hướng dẫn trực tiếp người mới

 Nếu như có thể thì các nhân sự mới có thể trở thành học trò của người tiền nhiệm trong khoảng thời gian vài ngày trước khi họ chính thức rời đi. Trong thời gian này, người bàn giao công việc sẽ hướng dẫn lại công việc cho người kế nhiệm, nhiệm vụ của người kế nhiệm là phải cố gắng học hỏi và bắt tay vào thực hành để thành thạo việc trong thời gian sớm nhất trước khi người hướng dẫn rời đi và không có ai có thể trả lời những thắc mắc của bạn nữa.

 Như vậy, chúng ta cần phải thực hiện bàn giao công việc thông qua biên bản bàn giao công việc để có thể đảm bảo bản thân đã thực hiện đúng các quy định, quy chế của công ty và pháp luật. Việc này cũng đồng thời giúp cho bạn bảo vệ được chính quyền và lợi ích của mình sau này nếu những vấn đề phát sinh xảy ra.

BẠN CÓ THỂ TẢI MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC TẠI ĐÂY:

 BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC.docx